Nawet najmniejsze biuro, firma jednoosobowa produkują codziennie wiele dokumentów o różnorodnym charakterze. Początkowo wsadzane są do koszulek, potem do teczek lub segregatorów. Zajmują mało miejsca, ale kiedy trzeba znaleźć ten odpowiedni pojawia się problem.

Jak uporządkować dokumentację w biurze?

Komputeryzacja miała zmniejszyć biurokrację i ograniczyć ilość drukowanych papierów. W rzeczywistości biurokracja znacznie się zwiększyła. Wiadomo, że urządzenia są zawodne, więc dla własnego bezpieczeństwa wszystkie dokumenty elektroniczne drukujemy i archiwizujemy.

W komputerze archiwizacja dokumentów jest prosta, wystarczy stworzyć katalogi i podkatalogi. W razie potrzeby można szukać potrzebnego dokumentu po zadanej frazie. W realu jest to znacznie trudniejsze. Ułatwieniem mogą być odpowiednio dobrane produkty Durable.

Segregatory i sortery na dokumenty

Podstawą dobrego obiegu dokumentów w firmie jest ich odpowiednia kategoryzacja, strukturyzacja i archiwizacja. Podzielenie dokumentów na odpowiednie kategorie znacznie ułatwi pracownikom przyporządkowanie ich do odpowiedniej grupy.

Do tego konieczne są segregatory Durable z koszulkami i przekładkami umożliwiającymi odpowiednie opisy. Dzięki nim odnalezienie faktury danej firmy i z danego miesiąca zajmie tylko kilka minut.

Oczywiście pracownik nie biega z każdym dokumentem do segregatora, bo zajmuje to zbyt dużo pracy, z tego względu na biurku powinien mieć sorter tekturowy lub plastikowy na biurku. Dzięki niemu dokonuje wstępnej segregacji dokumentów, a na koniec dnia umieszcza je w odpowiednich segregatorach.